Transformación Digital al alcance de todos…de verdad

mayo 23, 2019 Artículo 0
Tiempo de lectura: 4 minutos

Hace años que la Transformación Digital está en boca de todos y muchas grandes empresas están avanzando en su proceso de madurez digital. Las oportunidades de mejora son numerosas y el mercado ofrece múltiples opciones para satisfacerlas.

Apps a medida para dispositivos móviles, Big DataBlockchainIOTMachine LearningIAReconocimiento de Lenguaje NaturalChatbotsAsistentes… Una larga lista de tecnología con un valor y atractivo indudables, pero… ¿Es esa tecnología cara?

Para responder a eso deberíamos tener en cuenta, entre otras cosas, el Retorno de la Inversión y el Coste de Oportunidad que supone impulsar una iniciativa respecto a cualquier otra. De todas maneras, en el mejor de los casos, nunca serán proyectos que bajen de las varias decenas de miles de euros (muchas veces llegan fácilmente a los centenares). Por el bien de INITIA y del resto de Agencias de Innovación y Transformación digital, espero que esos números no os asusten.

De todas formas, en base a estas cantidades, podríamos pensar que, en efecto, la Transformación Digital no está al alcance de todas las organizaciones. Estaríamos cometiendo un grave error.

Si analizamos los procesos clave de la organización encontraremos pequeñas ineficiencias por doquier, muchas de ellas con costes altos para la empresa.

En el mercado existen infinidad de pequeñas soluciones digitales, paquetizadas y con precios muy asequibles, que nos pueden ayudar a mejorar de forma drástica nuestro día a día y, por tanto, aprovechar nuevas oportunidades, reducir costes y ser más competitivos aumentando la calidad de nuestro trabajo.

A continuación, y sin ánimo de ser exhaustivos, exponemos algunos un par de ejemplos (que conste que no tenemos afiliación alguna con ninguna de las herramientas que vamos a nombrar…. de nada por la publicidad gratuita ☺):

Ineficiencia 1: Recogida de información en papel

Estando en una visita con un cliente, en una inspección o realizando un trabajo de campo, alguna vez os habéis dicho “Pff… qué pereza pasar a limpio estas notas de la libreta”, o “Es imposible que me acuerde de lo que estoy escribiendo y la libreta acabará en un cajón” o “Como no introduzca en el PC estos datos esta noche al llegar a casa, mañana no podré hacerlo. ¡Tengo la agenda a tope!”.

A todos nos gustaría tener una App en el móvil, que estuviera absolutamente sincronizada con los sistemas corporativos y que, con muy poco esfuerzo nos permitiera que la información que recojo en “campo”, acabe consolidada automáticamente. Implantar estas soluciones, tan a la medida de nuestros procesos de negocio, es caro y se demora en el tiempo.

Afortunadamente, tenemos a nuestra disposición herramientas como Evernote. Con un coste de solo 13 € al mes por cada usuario.

Gracias a este tipo de producto, se nos permite crear notas en múltiples formatos y sincronizarlas entre la nube y todos nuestros dispositivos. Podemos conseguir que esa toma de información sea mucho más sencilla.

Usando la herramienta, es posible crear diversas plantillas para cada tipo de trabajo de campo que se deba realizar y compartirlas con todos los miembros del equipo. Éstos, una vez estén realizando la actuación, crean una nueva nota a partir de la plantilla, la rellenan de forma sencilla y “voilà”, se sincroniza con el resto del equipo de forma automática y cuando tenga acceso a Internet.

A partir de aquí, con esa Nota de la actuación, sus compañeros de comprasaprovisionamientoadministracióngestión de proyeto, etc, empezarán a hacer su parte del trabajo, sin que haya sido necesario pasar la información a limpio o introducirla en el PC. Y cuando acaben, le podrán añadir una etiqueta para identificar el trabajo como realizado. Toma de datos y mini BPM, todo en uno. 😉

Idea de Hacker:

Es posible llegar incluso más lejos. Si es necesario que la información recogida en nuestra nota acabe introducida en algún sistema corporativo, ¿Porqué no contratamos a una persona menos especializada y con coste bajo, para que se encargue de introducir todas esas notas de forma continua? Ya dispondrán de toda la información en formato texto digital, así que será solo un trabajo sencillo de copiar/pegar.

¿Porque no externalizar este trabajo mecánico y monótono a algún país con costes inferiores? Echad un vistazo a Freelancer.com y los proyectos de tipo Data Entry.

Ineficiencia 2: Compartir documentación

Caso real:

  • Alex, ¿Me has enviado el documento que te pedí?
  • No, perdona, ahora mismo te lo mando… Ahí lo tienes
  • OK, gracias.
  • ¡Espera! ¿Se lo has enviado al cliente? ¡Mierda! No era la última versión.
  • #!@$%#!!!! …

¿Te suena de algo? ¿Cuántas horas has podido perder buscando documentos en adjuntos de tus correos electrónicos? ¿Has perdido alguna vez información valiosa porque se he estropeado tu PC?

Con las herramientas de sincronización de ficheros en la nube como Dropbox, Google Drive o One Drive es posible llevar la colaboración, compartición de documentación y acceso a documentación desde dispositivos móviles a otro nivel.

Son herramientas muy fáciles de usar y que no requieren ninguna atención por parte del usuario.

Con una herramienta tan “sencilla como ésta” es posible conseguir grandísimos beneficios a corto plazo:

  • Toda la fuerza de ventas accede a la lista de precios sin errores y desde cualquier lugar.
  • Puedo trabajar en un documento desde el PC del trabajo y luego seguir en casa sin tener que enviarme o mover ficheros.
  • Es posible que varias personas trabajen sobre el mismo documento de forma colaborativa y sin conflictos.
  • Puedo hacer fotos en campo y que se sincronicen automáticamente.
  • La información queda protegida ante pérdida y robos.
  • Etc

Vamos acabando…

Si bien es cierto que los proyectos de Transformación Digital son exigentes en cuanto al presupuesto y a la gestión del cambio, es posible encontrar pequeñas implantaciones que nos supongan grandes beneficios en nuestro día a día.

Además, esas herramientas tienen un coste muy reducido y su despliegue en la empresa es sencillo.

Los ejemplos que hoy hemos tratado son tan solo eso, ejemplos. Existen otros muchos ámbitos donde conseguir beneficios parecidos:

  1. Toma de datos en campo
  2. Trabajo Colaborativo
  3. Gestión contable
  4. Mejora de la actividad comercial
  5. Firma digital
  6. Gestión de la productividad
  7. Gestión de calendarios
  8. Integración de procesos
  9. Y un largo etcétera

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